【個人情報保護方針】
株式会社タイセイ・ハウジープロパティ
平成21年04月10日制定
2022年05月26日改定
代表取締役社長 赤間 健一郎
【基本方針】
株式会社タイセイ・ハウジープロパティ（以下「当社」といいます。）は、住宅系プロパティマネジメント企業として大都市圏を中心に賃貸マンション・賃貸ビル等の資産管理、建物管理、テナント管理等のサービスを提供しております。これに伴い多くの個人情報をお預かりするため、個人情報を大切に保護し信頼を得ることが、当社の重大な社会的責務であると考えております。役員を含む全ての従業者は、個人情報保護を経営上の最重要事項と位置づけ、個人情報保護法に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、全社を挙げて個人情報保護に努めてまいります。当社は個人情報保護に関する法規範を遵守し、個人情報を取り扱う事業者としてなすべきことについて次の方針を挙げます。
| 1 | 当社は、個人情報の取り扱いにあたり、事前にその利用目的を明確にして、適正な手段で取得し、正確かつ最新の内容に保って適法・公正に利用いたします。また、同意を得た利用目的の範囲を超えて、個人情報の利用及び第三者に提供することは致しません。そのために、教育及び監査を定期的に実施してまいります。 |
| 2 | 当社は、個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。また、当社の個人情報保護に関する内部諸規程を、これらの法令、国が定める指針及びその他の規範に適合させます。 |
| 3 | 当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため、情報セキュリティに関する諸規定に則り個人情報へのアクセス管理、個人情報の漏えい、減失またはき損の防止に努めます。また、安全対策上の問題が確認された場合には、その原因を特定し、是正措置を講じます。 |
| 4 | 当社は、個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談の対応手続きを定め、更に個人情報の取り扱いに関するお問合わせ窓口を設けることにより、迅速かつ誠実に対応いたします。 |
| 5 | 当社は、社会が要請している個人情報保護が効果的に実施されるように、個人情報保護マネジメントシステム（PMS）を適宜見直し改善を行います。 |
【個人情報のお取り扱いについて】
当社では、「基本方針」に従って個人情報保護への取り組みに努めるとともに、個人情報取り扱い事業者として個人情報の取り扱いに際しては、以下の事項を遵守します。
1. 当社が取り扱う個人情報
当社が既に取得・利用し、また今後新たに取得・利用する個人情報は下記の通りです。
| (1) | マンション・アパート・事業所・店舗・駐車場・借地などの管理業務代行、不動産の仲介、宅地・マンション・一戸建住宅の分譲、賃貸住宅（マンション・アパート・一戸建てなど）・分譲マンションの管理、住宅のリフォーム、お客様からの各種連絡、その他の営業活動（以下、総称して「当社の営業活動」といいます。）の際にお客様より直接入手する住所、氏名、電話番号、ご希望条件、不動産情報（成約情報を含む。）などの個人情報。 |
| (2) | 当社の営業活動に際して入手した文書などから間接的に入手する住所、氏名、電話番号、不動産情報（成約情報を含む。）などの個人情報。 |
| (3) | 登記簿謄本、住宅地図、建築確認申請など、公開された情報から適正に入手する個人情報。 |
| (4) | 国土交通大臣から指定を受けた不動産流通機構が運営しているレインズ（不動産コンピュータネットワークシステム）や民間の物件情報サイト・広告などを通じて入手する個人情報。 |
| (5) | 従業者（雇用関係にある従業員のみならず、役員、派遣スタッフを含む）、採用応募者及び退職者に関する個人情報。 |
| (6) | 株主に関する個人情報。 |
| (7) | 特定個人情報（番号法で定める個人番号をその内容に含む個人情報）。 |
2. 個人情報の利用目的
当社が取り扱う個人情報の利用目的は、以下のとおりです。
| (1) | 当社の営業活動に関する、契約業務、契約関連サポート業務、賃貸物件情報ご提供、データ管理、月次レポート作成、家賃などの振込、ご連絡、広告、価格査定・物件調査資料の作成、契約の履行、契約管理、賃貸保証会社・信用情報機関・探索機関への照会、損害保険会社の代理店として保険商品・サービスのご提供・ご案内、ご契約の締結・維持・管理、その他関連するサービスの提供等の保険会社の業務。 ※当社は、下記の各保険会社から保険業務の委託を受けた代理店です。 各保険会社における個人情報の利用目的は、各社のホームページ（下記）に記載してあります。 ・損害保険ジャパン株式会社（https://www.sompo-japan.co.jp/） ・AIG損害保険株式会社（https://www.aig.co.jp/sonpo） |
| (2) | お客様にとって有用と思われる、当社の新築販売物件・中古物件の紹介、お買い換え・ご売却などの相談ご案内、賃貸住宅の管理・住宅のリフォームなどの営業案内及び当社提携先の住宅に関する営業紹介のための郵便物送付、電子メールなどによる情報やサービスの提供、マーケティング活動、アンケート依頼など。なお、この目的による利用は、お客様からのお申し出により取り止めることが出来ます。 |
| (3) | 顧客動向の分析又は商品開発のための調査分析。 |
| (4) | 上記利用目的の達成に必要な範囲において、外部の事業者に委託する場合があります。その場合には、当社規程に準拠した選定基準の下で委託いたします。 |
| (5) | 当社の従業者に関する個人情報については、人事配置・異動等の人事管理、就業規則・労使協定等に定める制度事項の運用管理、人材育成・自己啓発、教育訓練制度の実施、勤務状況管理・証明、給与・賞与計算と支給控除管理、社会保険制度の運用管理、税務、福利厚生諸制度の運用管理、健康診断、安全衛生業務、入出門管理、各種書類作成、その他社内における業務管理・連絡、法令等に定める手続きの実施、その他会社の業務遂行に必要な範囲での利用を行います。 |
| (6) | 採用応募者に関する個人情報については、採用業務に関する各種通知・連絡（電話・郵便・メール）、採用応募者への当社事業等に関連する各種情報の提供、採用判断の参考資料、採用判断活動の検証等のための調査・分析資料、以上の利用目的に付帯する事項において利用いたします。 |
| (7) | 退職者に関する個人情報については、退職後に連絡が必要になった場合や退職者に対する会社からの案内等の送付、在職中における勤務・給与・健康情報等の記録の管理、社会保険関係に係る各種問合わせへの対応、法令等に定める手続きの実施、その他会社の業務遂行に必要な範囲での利用を行います。 |
| (8) | 株主に関する個人情報については、法令に基づく権利の行使・義務の履行、各種便宜の供与（各種株主優待制度等）、各種株主施策の実施（アンケート等）、法令に基づく株主管理（株主データ作成等）のために利用いたします。 |
| (9) | ご本人様から、当該ご本人様が識別される個人情報の利用目的の通知を求められた場合には、遅滞なく応じます。 |
| (10) | 特定個人情報については、個人番号関係事務（番号法第2条11項）を処理する目的で利用いたします。 |
ご本人様から、当該ご本人様が識別される個人情報の利用目的の通知を求められた場合には、遅滞なく応じます。
3. 個人情報の安全管理措置
当社は、取扱う個人情報（個人番号および特定個人情報を含みます）の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱方法などの整備および実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じています。当社の安全管理措置の内容は、主として以下のとおりです。
| (1) |
基本方針の整備 個人情報の適正な取扱いの確保のため、関係法令・ガイドライン等の遵守やお客様からのお問合せ窓口等についての基本方針を策定しています。 |
| (2) | 個人情報の取扱いに係る規律の整備 個人情報の取扱方法、責任者、担当者及びその任務等についての規律を策定しています。 |
| (3) |
組織的安全管理措置 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法や社内規律に違反している事実又は兆候を把握した場合における報告連絡体制を整備しています。 |
| (4) | 人的安全管理措置 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に適宜研修や社内掲示による注意喚起を実施しています。 |
| (5) |
物理的安全管理措置 個人情報を取扱う区域において、従業者の入室管理の制限を行うとともに、電子媒体、書類等の盗難、紛失等を防止するための措置を実施しています。 |
| (6) |
技術的安全管理措置 アクセス制御を実施して、担当者及び取扱う個人情報の範囲を限定、個人情報を取扱うシステムについて外部からの不正アクセス及び不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。 |
| (7) |
委託先の監督 個人情報の取扱いを委託する場合には、個人情報を適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保しています。 |
| (8) | 外的環境の把握 個人情報を取扱う国における個人情報保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。 |
4. 個人情報の第三者への提供および第三者からの取得
当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、ご本人様の同意なくお預りした個人情報を第三者に提供いたしません。
| (1) | ご本人様から、あらかじめ同意をいただいた場合 |
| (2) | 利用目的の達成に必要な範囲内において外部委託する場合 |
| (3) | 法令に基づく場合 |
| (4) | 人の生命、身体又は財産の保護のために必要である場合であって、同意を得ることが困難であるとき。 |
| (5) | 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成推進のために特に必要がある場合であって、同意を得ることが困難な場合。 |
| (6) | 国の機関もしくは地方公共団体が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。 |
5. センシティブ情報のお取扱い
当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます。）ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する情報（以下、「センシティブ情報」といいます）については、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません
| (1) | 法令等に基づく場合 |
| (2) | 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合 |
| (3) | 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合 |
| (4) | 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合 |
| (5) | 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合 |
| (6) | 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合 |
| (7) | 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合 |
6. ご本人様が開示等を求める場合の手続き
当社では、当社が保有する個人情報について、ご本人様又はその代理人様からの、①開示（確認・記録の開示を含む）②利用目的の通知③訂正④追加⑤削除⑥利用の停止・消去又は第三者提供の停止（以下、「開示等」という）の求めに対し合理的期間内で対応させていただいております。
ただし、委託を受けている情報等当社がこれらの措置を直接実施する権限を有しないものを除きますので、ご了承願います。
「開示等」の請求に際しては、下記の書類（1）及び（2）をご準備いただき、「お問合わせ窓口」宛、手数料を同封の上、簡易書留郵便でお願い致します。（開示の請求に関しましては、電話・ＦＡＸ・来社による受付は、一切しておりませんので、あらかじめご承知おき下さい。）
| (1) | 個人情報「開示等」請求書（PDF） *上記、リンク先をクリックし、個人情報「開示等」請求書、ダウンロードし、プリントアウトして必要事項をご記入ください。 *PDFファイルをご覧になるには、Adobe Readerが必要です。 |
| (2) | ご本人様又は代理人様であることの確認書類
|
| (3) | 「開示」請求についての手数料及びその徴収方法 1回の請求ごとに、900円といたします。 900円分の郵便切手を請求書類にご同封下さい。 ※個人情報の利用目的の通知、訂正、追加、削除、利用の停止・消去又は第三者提供の停止をご請求される場合、手数料は不要です。 ※手数料が不足していた場合及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いが無い場合は、「開示」の請求がなかったこととして対応させていただきます。 |
| (4) | 「開示等の求め」に対する回答方法 請求者の請求書記載住所宛に書面によってご返答申し上げます。 |
| (5) | 「開示等の求め」に関して入手した個人情報の利用目的 「開示等の求め」にともない入手した個人情報は、「開示等の求め」に必要な範囲のみで取り扱うものとします。ご提供いただいた書類は、「開示等の求め」に対する回答が終了した後、当社規程に定める期間（3年間）保管し、その後廃棄させていただきます。 |
| (6) | 個人情報の不開示事由について 次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。
|
7. 個人情報保護管理者
管理部長
8. 個人情報の取り扱いに関するお問合わせ窓口
当社の個人情報の取り扱いに関するお問合わせにつきましては、下記までお申し出下さい。適切かつ迅速にご対応いたします。
なお、直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
〈お問合わせ窓口〉
株式会社タイセイ・ハウジープロパティ
〒151-0051 東京都渋谷区千駄ヶ谷5-31-11住友不動産新宿南口ビル15階
代表取締役社長 赤間健一郎
窓口担当： コンプライアンス担当
TEL：03-6842-6111 FAX：03-6842-6114
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